Febrero 2025
Código: MPRRHH
1. Objetivo
Establecer los niveles de autorización para la ejecución de compras dentro de
cada marca, asegurando el cumplimiento del presupuesto, el control adecuado del gasto y la eficiencia en el proceso de adquisiciones.
2. Alcance
Esta política aplica a la Gerencia de cada marca y a todas las áreas involucradas
en el proceso de compras dentro de la organización.
3. Lineamientos Generalidades
Ejecución del Presupuesto:
- La Gerencia de cada marca o de departamento tiene asignado en su presupuesto
los costos y gastos que puede ejecutar mensual y anualmente. - Se permite realizar ajustes en la fecha de ejecución de los gastos según las
necesidades operativas.
Flexibilidad en el Gastos:
- Se pueden efectuar modificaciones en los gastos siempre que se mantenga un
equilibrio presupuestario. - Un incremento en un rubro de gasto debe ser compensado con ahorros en otros
rubros dentro del mismo presupuesto.
CAPEX
Para inversiones de CAPEX, el solicitante deberá completar el paper antes de iniciar el proceso en Odoo (bajar el formato en Intranet).
Límites de Aprobación:
La tabla de niveles de autorización y montos máximos se encuentra adjunta a esta política.
Monto de Gasto (Q) Nivel de aprobación
Hasta Q4,000 Coordinador de compras
Hasta Q7,00.00 Gerencia de marca o de departamento
Hasta Q8,000.00 Gerente de Compras
Hasta Q9,000.00 Gerentes Residentes
Hasta Q15,000.00 Gerente de Hotelería
Hasta Q30,000.00 Dirección Financiera
Hasta Q50,000.00 CEO
Más de Q50,001 Consejo
4. Responsables del cumplimiento:
Gerente de Compras y Finanzas.
5. Procedimiento:
La Gerencia de la marca deberá solicitar apoyo al área de Compras para gestionar lasvcotizaciones correspondientes.
- Una vez obtenidas las cotizaciones, la Gerencia analizará las opciones y las presentará a su Jefe inmediato para revisión y aprobación.
- Al obtener autorización con su Jefe inmediato, se deberá enviar un correo de
solicitud de aprobación del gasto al nivel jerárquico correspondiente según la tabla de autorización. - Una vez recibida la aprobación por correo, la Gerencia deberá cargar la Solicitud de Compra con la documentación de respaldo en el sistema, asegurando que la
información llegue al área de Compras para su ejecución.
6. Disposiciónes Finales:
Cualquier excepción a esta política deberá contar con la autorización expresa de la Dirección General o el Consejo Ejecutivo.
La presente política deberá ser revisada y actualizada periódicamente para garantizar su alineación con las necesidades operativas y financieras de la organización.